コロナウイルスの影響で、「在宅ワーク」を多くの企業が導入している。
そんな中、マネジメント陣は「生産性の維持」に頭を悩ませているという。
離れての仕事は、社員の作業効率を把握しづらい。
そんな「在宅ワーク」の弱点を打破すべく、近頃多くの企業で急速に導入が進んでいるツールがある。
それが「Qasee（カシ―）」だ。
社員それぞれのPC業務を「独自のスコア」で定量化することができるという。
「進捗度の把握」「社員リソース最適化」更には「モチベーションマネジメント」にも使用できるツールだ。
すでに業種・業態、規模感も問わず多くの企業が導入を進めている。
「Qasee」を使うと、こんな状態の組織が作れるという。
・社員同士で仕事の助け合いが自発的に。
・「日報なし」で社員の業務状況がわかり、マネージャーの意思決定が容易に。
・離れていても仕事量や業務状況が把握でき、高い生産性の維持が可能に。
「Qasee」では、
社員のPCから「作業時間」「使用アプリケーション」「タイピング」「スクロール」などの様々なデータを抽出。
「各社員の仕事負担」や「業務効率」などを把握し、そのままAIが自動で分析まで行なう。
これまでの「日報」や「タスク管理ツール」などのアナログな把握方法の時代は終わり、
「社員」も「マネジメント陣」も負担をかけずに把握できる画期的な方法だ。
例えばある社員の日報に記載された
「A社提案資料作成：2時間」。
実際はパワーポイントを使って資料を作っている最中に、突然「クライアントからの電話」や、 「メール」や「チャット」での対応をこなしながら、急ぎで上司から依頼された「過去の議事録」をワードでまとめていたとする。
通常の日報であれば、当の本人も事細かにそれぞれの「時間」や「生産量」「課題」を把握するのは不可能に近い。
それが「Qasee」であれば、一日のタイムフローの中で、
どの作業に、どれだけ時間をかけていたのか、その作業効率はどれくらいだったのかが自動的にデータとして残る。
実際に下記のグラフはQasee独自のスコアで表記した「田中さん」の1日の “仕事の生産量” を表している。
「PCのタイピングの量」や「カーソルを動かす量」など様々なデータから、独自の指標で「生産量」が山のようなグラフで可視化されていることがわかる。
むやみに「タイピング」や「カーソル」を動かしても、スコアに反映されず、
あくまで仕事として価値のあった動作のみが計上される仕組みだ。
また「Qasee」が優れている点は、データが細かに抽出される点だけではない。
「組織状態」や「業務状況」はもちろん、「問題点」や「ボトルネック」まで全てを抽出し、AIが自動で改善を従業員に直接促す。
「日報」などのアナログな作業であれば、”データ” を元に “人” がマネジメントを行う必要があった。
「Qasee」を使用することで、自動で「業務状況」や「様々な指標」が従業員にレコメンドされるため、
マネージャー、従業員双方へストレスや労力をかけることなく、生産性が向上し、正確な組織運営が可能になるのだ。
さらに社員を細かくグルーピングして分析することが可能だ。
例えば「営業部」「デザイナー」「エンジニア」など業種や部署、プロジェクト毎などで仕事の進め方は異なる。
「デザイン案を考えている間」は手の止まるデザイナーと、ひたすらコードを打ち込み続ける「エンジニア」とでは、業務内の “時間の使い方” や “生産性” が異なる。
部署ごとにグルーピングすることで、社員を正しく比較し、その部署の課題点を見つけ出すことが可能なのだ。
またこれにより、各部署の仕事負荷も手にとるように分かる。
例えば、下記のグラフを見ると、営業部の「鈴木さん」の負担が大きいことがわかる。
鈴木さんは平日もかなりの仕事量をこなし、土日も仕事をしている。
このデータをもとに、
他のスタッフに仕事を割り振ったり、業務を外注したりすることができれば、より効率的に業務を回すことが出来るはずだ。
また「Qasee」では、”業務状況が抽出” されるだけでなく、 “AIによって分析” してもらえるのが大きな特徴だ。
これにより社員は、自分ではなかなか気付けなかった「ロスポイント」を把握し、自己マネジメントを実現できる。
慣れない在宅作業でも、自己管理を磨きつつ、まるでオフィスで働いているかのように仕事を進めることが可能だ。
このように「Qasee」は、各社員それぞれの業務を理解し、助け合いを誘発したり、自分の働き方を見つめ直したりするためのツールなのだ。
また、組織状況を把握することで、今必要な人材特徴が手にとるようにわかるため、そのまま採用活動にも反映できるのも嬉しい点だ。
実際に導入した企業から話をきくと従業員からは、
・日報などの報告がなくなり、時間にゆとりができた。
・他の人の仕事量を把握し、助け合いができた。
・在宅ワークでも、いつも通り仕事が進んだ。
などの声があがっている他、管理者側からは
・マネジメントの手間が大きく減った。
・評価がより公平になり、社員のモチベーションが向上した。
・組織状態を把握できるため、採用や部署異動などの参考になった。
・業務の負荷が分散され、残業する社員がいなくなった。
と、高い満足度を実現している。
また導入方法が非常に簡単で “即日開始” できるほど手軽なのも、評価が高い理由の一つのようだ。
そんな「Qasee」は、現在「14日間」の無料トライアルを実施しているという。
在宅ワークの導入により、新たなマネジメントが求められる昨今、これまでと同じやり方では生産性を維持することは難しい。
今回のコロナウイルスをきっかけに、これから世界規模で働き方が大きく変わっていく。
離れた社員をどのようにマネジメントするか、一度じっくりと考えてみてはいかがだろうか。
